Во время публикации объявления о проведении допороговых торгов, проводимых согласно Закону Украины «Про публичные закупки» № 922-VIII от 25 декабря 2015 года, заказчик обнародует документы, являющиеся тендерной документацией, а также указывает сроки проведения квалификации участника. При этом заказчик также должен указать этап торгов, на котором эта квалификация будет проводиться.
Если заказчик указывает на то, что квалификационные документы участник должен подавать вместе со своим тендерным предложением, то квалификация участников будет проходить на этом этапе. Сами участники должны предоставить все необходимые, квалификационные документы, которые они сканируют и загружают в систему электронных торгов в конкретно взятом тендере.
Квалификационные документы могут потребоваться участнику тогда, когда он стал победителем торгов, такой вариант также возможен, на такой тип квалификации должен указать заказчик. В этой ситуации квалификацию проходит только победитель аукциона. Если он не смог предоставить всех необходимых документов, указанных заказчиком, и не прошел квалификацию, то победителем торгов становится компания, предоставившая следующее по цене предложение.