Для здійснення закупівель підприємствами і установами, що перебувають на державному фінансуванні відповідно до Закону «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25 грудня 2015 року, на підприємстві створюється (в обов’язковому порядку) тендерний комітет або призначається уповноважена особа. Будь-які рішення тендерного комітету слід опублікувати в системі електронних торгів в загальному доступі, при цьому вони повинні бути відповідним чином оформлені.

Рішення тендерного комітету необхідно оформити у вигляді протоколу зборів. Такий протокол повинен містити відмітки про поіменне голосування всіх членів тендерного комітету з будь-якого питання, яке обговорюється на зборах. Свій голос повинні дати всі присутні члени тендерного комітету. Такий протокол в кінці підписується усіма членами комітету, а сам протокол розміщується в публічному доступі.

При появі ситуації, коли хтось із присутніх членів відмовляється голосувати, або відмовляється поставити свій підпис в протоколі, в цьому випадку слід вказати причину відмови. Причина відмови повинна бути відображена в протоколі, і також опублікована.